Record & Document Management is innovative solution designed to organize physical document storage, document digitization & easy access to document search based on metadata.
Effortlessly organize, access, archive and secure your crucial information with our advanced record and document management system.
Aplikasi didukung oleh teknologi Data Encryption untuk melindungi Sekuritas data
Dengan adanya Provue RDMS! pelanggan tidak membutuhkan penyediaan ruang penyimpanan dengan biaya operational yang cukup besar, sehingga pelanggan dapat fokus terhadap core bisnis.
Arsip terklasifikasi dengan baik berdasarkan indexing metadata dokumen dan akan tersimpan pada aplikasi RDMS, sehingga memudahkan pencarian secara complex berdasarkan keyword metadata
Otoritas Akses Request Order dapat dibatasi berdasarkan role & dilakukan secara digital melalui aplikasi
Dengan solusi integrasi dokumen digital & fisik, akan memudahkan pelanggan dalam mengakses dokumen secara digital maupun dokumen fisik
Memberikan kemudahan bagi pelanggan dalam proses penyimpanan perawatan dokumen baik bersifat pasif maupun aktif berdasarkan retensi document
Product yang dirancang sebagai solusi dalam mengorganisir penyimpanan, kemudahan mengakses, proses digitalisasi & enkripsi keamanan dalam hal pengelolaan dokumen secara fisik & digital yang terintegrasi dalam satu product. Didukung oleh teknologi & fasilitas sesuai dengan standar kearsipan
PT Infomedia Nusantara merupakan subsidiary PT Telkom Indonesia yang memfokuskan bisnisnya pada penyediaan solusi Business Process Outsourcing (BPO) melalui 2 portofolio bisnis, yaitu: Customer Relationship Management (CRM) dan Shared Service Operation (SSO). Hingga saat ini, kami telah mengelola proses bisnis dari 600 lebih perusahaan dari berbagai segmen industri. Dalam perjalanan bisnisnya, Infomedia menguasai 53% market share contact center, yang terus dikembangkan dengan mengadopsi teknologi digital terdepan untuk memastikan experience terbaik bagi pelanggan.
Dalam rangka menunjang akselerasi strategi perusahaan menjadi Digital CX partner terdepan di Indonesia, berikut Tujuan, Visi dan Misi perusahaan yang selaras dengan kehadiran kami sebagai Digital BPO yang utama dan terdepan di Indonesia.
“Berkolaborasi untuk mewujudkan bangsa digital yang lebih berdaya saing dan memberikan nilai tambah yang terbaik bagi para pemangku kepentingan”.
Menjadi mitra BPO Digital pilihan utama untuk memajukan masyarakat.
1. Menghadirkan solusi CRM menyeluruh dan terintegrasi untuk menghasilkan pengalaman dan nilai bisnis yang terbaik bagi pelanggan. 2. Menghadirkan solusi SSO yang didukung dengan teknologi terkini untuk mendisrupsi pengelolaan proses back office pelanggan.
Explore ProVue RDMS Services:
Pemilahan dan Penataan Arsip adalah kegiatan yang melibatkan memilah-milah, mengatur, menata, serta merapikan arsip atau dokumen dalam suatu tatanan yang sistematis. Tujuan dari pemilahan dan penataan arsip adalah agar arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat, dan lengkap apabila dibutuhkan.
Melakukan pemilahan dan penataan arsip.
Pemberkasan/pengelompokan klasifikasi arsip.
Indexing Metadata & Deskripsi arsip.
Pembuatan skema pengelompokan arsip.
Proses perapihan memasukkan arsip ke dalam box.
Membuat Daftar Pertelaan Arsip.
Arsip tertata dengan rapih sesuai dengan klasifikasinya.
Pencarian arsip menjadi lebih mudah dan cepat.
Keamanan & perlindungan kerahasiaan Data.
Penghematan Biaya operasional perapihan.
Efisiensi Penyimpanan & Pengelolaan Arsip.
Proses Alih Media dari Dokumen Fisik menjadi Digital, didukung oleh teknologi OCR untuk proses extract data
Alih Media / Scanning Hardcopy
Indexing / Extract Metadata kedalam aplikasi
Upload Softcopy kedalam aplikasi
Meningkatkan Produktivitas & Memudahkan dalam mengakses & pencarian dokumen digital
Menghemat tempat dan tidak membutuhkan biaya penyimpanan dokumen fisik
Membantu Backup dokumen digital dalam berbagai format (PDF,BMP, TIFF, JPG, Photo file, Searchable, eg)
Document Sharing & Collaboration
Proses Penyimpanan dokumen fisik didalam box yang sudah diberikan label QR Code, melalui proses fumigasi, penyimpanan & perawatan dilakukan direpository RDMS yang sudah memiliki standard kearsipan
Proses Request order penyimpanan secara dgitial melalui aplikasi
Integrasi Penyimpanan dokumen fisik & dokumen digital
Dokumen dimasukan kedala box yang sudah diberikan label QR Code
Melalui proses fumigasi sebelum box disimpan pada repository
Area Repository di Monitoring oleh CCTV 24/7
Penyimpanan dokumen fisik pada repository yang memiliki fasilitas sesuai standar kearsipan
Area repository dilakukan pest control secara berkala
Proses Transaksi Penyimpanan dapat dimonitor statusnya pada aplikasi
Memudahkan Akses Dokumen fisik karena dapat dimonitor status posisi box & document
Kerahasiaan dan keamanan dokumen tersimpan pada repository
Proses request penyimpanan melalui aplikasi & lebih efektif sesuai dengan SLA
Memiliki Berita Acara Serah Terima Penyimpanan
Mendukung UU dokumen perusahaan no. 43 tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah no. 18 mengenai pemeliharaan arsip perusahaan sebagai bukti otentik Document Sharing & Collaboration
Memiliki History Box & Document secara transaksi (mengurangi resiko kehilangan dokumen)
Proses Pencarian Box & Dokumen pada aplikasi dan pelanggan melakukan request Peminjaman secara digital melalui aplikasi, sehingga dapat di monitoring statusnya & memiliki history peminjaman
Proses Request order peminjaman secara dgitial melalui aplikasi
Proses Penurunan & Preparation box sesuai standard kearsipan
Proses peminjaman box lebih efektif sesuai dengan SLA
Proses Delivery dilakukan menggunakan armada operational ProVue RDMS
Indexing / Extract Metadata kedalam aplikasi
Proses Transaksi Peminjaman dapat dimonitor statusnya pada aplikasi
Memudahkan pencarian status posisi box & dokumen fisik
Meningkatkan Produktivitas & Memudahkan dalam mengakses dokumen fisik
Memiliki Berita Acara Serah Terima Peminjaman
Proses peminjaman dapat dilakukan secara delivery oleh armada operational RDMS atau dengan cara self-services (visit ke repository)
Status Box mudah dimonitoring dalam aplikasi jika sedang dipinjam
Mempermudah tracking proses delivery box dan lebih efektif sesuai SLA
Proses Pemusnahan dokumen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, dan dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur, dan peraturan yang berlaku terkait kearsipan.
Proses Request order pemusnahan secara dgitial melalui aplikasi
Pemusnahan Dokumen berdasarkan jadwal retensi arsip
Proses Pemusnahan harus dilengkapi beberapa lampiran, seperti: Surat Persetujuan Pemusnahan Dokumen, Daftar arsip yang akan dimusnahkan, Surat Kuasa Pemusnahan.
Jadwal Eksekusi Pemusnahan ditentukan oleh pelanggan
Proses Pemusnahan dokumen sesuai dengan standard kearsipan
Membantu dalam proses monitoring retensi arsip
Proses pemusnahan dipantau oleh saksi yang dipilih
Memiliki Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Memiliki dokumentasi video & foto saat proses pemusnahan
Dokumentasi pemusnahan diberikan ke pelanggan
Mengurangi Tindakan kecurangan dan tindak kejahatan data
Platform Digital Filing yang berfungsi bagi pelanggan untuk melakukan monitoring dokumen secara digital yang sudah melalui proses alih media, tersimpan didalam aplikasi dan terintegrasi dengan dokumen fisik yang tersimpan pada Repository
Dashboard
Box Management
Arsip Management
Indexing Metadata
Upload Document Digital
Workflow Modul Transaksi: Pembelian, Penyimpanan, Peminjaman, & Pemusnahan
Monitoring Status
Alert & Notifications
Authority Role Access
Memiliki dashboard untuk memudahkan monitoring box & dokumen
Pencarian Dokumen secara complex berdasarkan metadata
Memudahkan akses ke dokumen
Mengurangi biaya pembelian kertas dan tempat penyimpanan arsip
Memiliki otoritas akses dokumen
Document Version Control
Dokumen sharing & Collaboration
Sudah terintegrasi dengan penyimpanan dokumen fisik